写给医院基建管理者：如何开展新建医院项目竣工后交接与运维工作

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文/郎正则

温州市中心医院基建科

资料建档

项目资料建档，是通过长期的收集和整理过程，最后在完成竣工验收备案期间，按照当地城建档案馆要求，将项目建设全寿命周期内的资料根据入馆要求整理后归档。以温州市举例，入馆资料需按照工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五大块内容进行规整，资料入馆存放后需根据需求申请调阅。为促进医院内部基建档案相关工作高效开展，建议应从医院基建管理者的角度，着手开展内部资料建档整理工作，梳理常用资料归入医院档案管理。具体内容如下：

档案建议适当参照当地城建档案馆对建设工程文件整理及档案移交的入馆规定并进行调整修编，一级目录分为工程准备阶段文件、合同文件、竣工验收文件、结算审计文件、产权办理文件五大块。

工程准备阶段文件二级目录建立细分为：

编制合同文件汇总表，表单应依据合同签订时间按序编排汇总项目建设全过程的合同名目，包含序号、合同名称、乙方单位名称、合同签订金额、签订时间、采购方式、支付情况等基本信息。此外，需根据表单中的合同序号，分别逐一归拢子项合同的相关资料，包括执行依据、采购资料（招标文件、招标情况书、中标通知书、备案表等采购过程性资料）、合同签订流程单、合同，存在特殊情况的应列举说明。

包括土地复核和不动产权办理（主要包括用地权属与房屋权属）的过程性资料和批件。

以上2-6项内容除归档医院档案室外，还需建立电子档案。电子档案还应单列工程遗留问题、甩项工程、开办费以及其他特殊事项的情况说明和进展情况跟踪记录。

报告应汇总录入项目全寿命周期内重点信息，应包括并不限于以下内容：

驻点维保

新建医院项目往往规模宏大、技术复杂，在项目竣工投用后，随着时间将逐渐曝露出现各类问题，为维持医院平稳运行、提升医疗服务质量、改善就医诊疗体验，建议竣工投用后的工程质保期内，立即采取通过各工种人员驻点维保管理的方式，将项目由工程施工单位顺利交接至医院后勤部门。驻点维保应从以下几方面着手：

在工程竣工投用初期，医院后勤部门整体对项目的熟悉程度较低，招标人为保证医院平稳运行，应将交接过渡期间专业的维保工作交托给专业的工作团队，显然项目施工单位是当前时期最佳运维团队。因此，建议招标人在涉及后勤保障的各专项工程（安装工程、暖通工程、医用气体工程、智能化工程、装修工程、物流工程、污水处理工程等）的招标文件中，明确提出需要投标人在项目竣工投用后开始为期3个月的试运行，试运行结束后的第一年质保期间，安装工程、暖通工程、装修工程应派驻固定人员驻点维保，维保期间驻点办公场所由医院提供，人员费用由投标人承担并计入综合报价。

同时，建议一并要求投标人对质保期结束后的维保费用进行优惠报价，如招标人今后委托投标人进行维保，可享受此优惠价格。第一年质保期间如问题频出，应约定顺延短期的质保时间。以上内容应在招标文件中提醒投标人纳入投标风险考虑并计入综合报价，避免后期推诿扯皮。

建议招标文件中对于维保服务要求单列篇章说明，包括并不限于以下内容：

一是使用交接培训，由驻点维保人员分批次定期组织医院使用科室与后勤管理科室关于使用操作、常见错误、维护保养等方面的交接培训，纠正使用习惯、禁止盲目报修。

二是应急事项处理，驻点维保人员应会同医院后勤管理科室制定应急管理预案，面对酷暑、极寒、梅雨等特殊天气或者突发紧急情况，能够迅速排查分析问题，快速响应应急维修，保障水、电、氧气正常运转。

三是常态维保管理，维保人员应有计划、有组织的排查运营期间逐步曝露的各类问题，维保人员应为直接参与工程建设的施工人员，能够在现场查勘后准确分析问题症结，解决同类问题并主动排查其他部位，有序排期开展维保、检修、返工、修缮等各类措施，并在医护、病人交叉的空间、时间中尽量避让，避免影响医院医疗服务，提升患者就医感受，也能够提高查找、修复问题的效率，减少人工、材料等资源损耗。

四是约定奖惩机制，一方面需对应急抢修有突出贡献的人员给予额外奖励，另一方面应将常态维保检修成效纳入年底考评，质保期第一年的考评结果作为结算尾款支付的附加条件，质保期第二年的考评结果作为质保金退还的附加依据。

五是长效机制考虑，在长达2年的质保期间，驻点维保人员如表现优异，医院可作为考察依据，考虑吸纳录用该维保人员或委托该维保单位并指定人员的形式，建立长期医院后勤运维合作。

调适区别于调试，除了进行建筑系统的调试验证之外，它还要进行性能测试验证、综合效果验收和季节性工况验证，是一个系统的过程，其目的是保证建筑的各个系统能够按照设计进行安装和运行、能够与业主的项目需求相一致，运行和维护人员能够对已完成的设施进行操作和维护。

设备节能调适，是通过建立后勤智能化平台，围绕设备节能控制，确定能源效率目标，在项目投用后持续调适，覆盖暖通系统、电力系统、物流系统、医疗气体、管道系统、控制系统、运输系统等安装设备。调适团队应由医院代表、第三方平台运营单位以及设备安装类的驻点维保人员组成，通过互相协调配合，测量实际能源绩效，分析运行趋势数据，最终通过维保人员配合持续性的设备调整，达到节能成效优化的目的。

投用搬迁

医院项目通过竣工验收后，应围绕总务部门，成立包含医务、护理、信息、院感、设备、保卫、基建等职能科室在内的搬迁小组，通过小组联合制定分批搬迁计划，搬迁前应全面巡查水、电、医气、空调、家具、智能化、设备等方面的准备情况。在制定搬迁计划时，建议考虑以下几点：

搬迁应根据装修图纸，逐一对照各功能区块内每个房间的标识和装修示意，逐一置办家具、电器、办公设备，做好钥匙交付、门禁授权管理，委派专人点算登记，严禁使用科室擅自变更房间用途，私自侵占公共用房、通道等资源。

建议后勤、门诊、医技、住院、急诊、行政、科教区块依次序、分批次、按单元搬迁，通过试点及试运行后，调整搬迁计划，稳定过渡至全面搬迁，委派专人按单元区块书面交接登记。

首次搬迁时，应向使用科室申明短期内禁止实施个性化装饰布置，严禁图纸示意外的标识、装饰、设备擅自安装上墙，严禁图纸示意外的家具摆放方式，严禁提出超出科室使用范围外的调整诉求，以上内容应由医院搬迁小组统一考虑决策，以免破坏整体形象及观感。

慎重改造

医院整体搬迁后，除建设期已充分谋划成型的改造计划外，建议暂缓并搁置考虑短期内各科室反馈的改造需求。项目设计图纸必然是经过前期充分考虑建设标准、设计规范、使用需求、感染防护等因素，并集合建筑、结构、给排水、电气、弱电等各分项专业设计，经过多轮平衡、妥协、修正后形成的成熟方案，搬迁后短期内提出的改造需求需要经过科学合理的评估，经济性、适用性、可行性、安全性等方面均需要充分考量。

同时为避免建设资金浪费，建议2年质保期内不得采取破坏建筑功能布局的改造计划，一是以既有环境约束及纠正使用科室的不良习惯，通过时间逐渐磨合使用科室与既有环境的契合度，二是使医院充分享有质保服务，避免因自行改造而带来的质保推诿纠纷，三是通过时间去检验原设计方案的合理性，同时给予改造方案深度优化的时间，节约返工改造费用。

医院可在试运行后，要求使用科室会同后勤科室对改造需求形成概念方案，提报医院纳入远期提升储备计划，并通过院长会议联合审议后决策是否实施。改造提升的概念方案应包括并不限于以下内容：

远期谋划

医院远期提升储备计划除各功能用房的适宜性调整改造外，还应向现代化医院发展趋势的方向不断前进。因项目设计阶段限于项目造价目标控制的原因，智能化建设投入资源有限，医院应在设计阶段整体规划打造智慧医院和绿色医院建设，并在运维阶段分期改造提升。

智慧医院建设侧重于医院管理工作全流程的智慧化，是一项持续性改造提升的项目，医院应在工程设计阶段提出整体规划方案，在限额设计的范围内适度超前实施基础配置，并划分运维后远期分批实施的计划界面，建议医院在运维期根据信息技术更新迭代情况，在整体规划方案的框架下进行重新论证调整，优化方案后分批实施计划。

医院运维期的绿色医院建设是主要围绕节能调适进行的一项持续性改造提升的项目，要实现节能调适的绩效目标，建议医院一方面要搭建后勤智能化平台，在医院建设期应联系第三方平台介入前期设计，为医院运维后的改造提升夯实基础。另一方面，医院应积极借助智慧医院建设内容，通过互联互通、人工智能等方式优化绿色医院建设手段，在物流传输、能耗监测、远程操作等方面节省资源消耗。

结语

新建医院项目竣工投用后的交接与运维工作非常复杂，需要提前充分谋划和持续改进，可以大致概括为资料归档、结算办理、产权申办、搬迁试运、驻点维保、节能调适、远期提升等方面的工作事务，本文通过总结以上工作中的经验与策略，探讨如何更好的应对项目从交付到试运行的基建收尾工作，以及从试运行到整体搬迁的运营过渡，最终从稳定运营到调适改造的远期谋划。

注：本文参考并引用了《绿色医院节能与管理指南》的内容，向编委会致谢。

郎正则

温州市中心医院基建办公室主任。负责建设方案谋划、开工手续报建、招投标管理、设计衔接、结算审核等管理工作。

作为主要管理人员经历过7个基建项目，其中6个为医院项目。

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